Cu un volum de documente estimat la peste 7.000.000 file, îmbunătățirea și eficientizarea capacității administrative a Direcției Fiscale a Municipiului Timișoara a devenit o necesitate, în condițiile unei perspective de creștere a volumului de documente din arhiva primăriei.
În acest context, ETA2U a propus o soluție de arhivare electronică care să reducă costurile de stocare și să scadă timpul de accesare a documentelor în condiții de siguranță. În realizarea acestui proiect, în urma unei analize complexe a situației existente și a circuitelor de documente din cadrul instituției client, ETA2U a configurat fluxul de pregătire, scanare și arhivare al documentelor, descris în cele ce urmează. Prima etapă a însemnat preluarea dosarelor de la beneficiar și trimiterea acestora către Centrul de Preluare și Pregătire a dosarelor în vederea scanării. Aici, operatori ETA2U specializați verifică conținutul dosarelor și pregătesc documentele în vederea scanării. În Centrul de Scanare și Indexare fiecare dosar este procesat de către operatorii ETA2U prin utilizarea unor aparate performate de scanare, care suportă diverse formate de hârtie, de la A5 până la A0. Ulterior operației de scanare, echipa de indexare preia indecșii din documentul tip format hârtie și îi atașează documentului tip electronic. La sfârșitul acestei etape, responsabilul de calitate aplică cheile de verificare care au ca scop identificarea și eliminarea eventualelor greșeli ce pot apărea pe parcursul fluxului. În final rezultă un dosar în format electronic care este copia fidelă a dosarului aflat pe hârtie.
Ultima etapă presupune arhivarea și indexarea dosarelor electronice, realizând legătura între dosarul electronic și dosarul fiecărui contribuabil. Astfel, funcționarul public al Direcției Finanțelor, va putea găsi ușor și în timp optim în cadrul aplicației sale de Taxe și Impozite, actele fiecărui contribuabil. Această ultimă etapă se desfășoară în Centrul de Arhivare Electronică, procesul fiind efectuat de echipa specializată în arhivare. Soluția de arhivare electronică propusă de către ETA2U asigură reducerea considerabilă a costurilor de tipărire, transmitere și păstrare a documentelor, facilitând totodată un acces rapid în condiții de siguranță la documentele arhivate. ”Datorită profesionalismului și implicării echipei ETA2U, soluția implementată a răspuns nevoilor noastre, prin viteza crescută a circuitului documentelor, care are ca și consecință directă un timp redus al rezolvării solicitărilor contribuabililor noștri. Rezultatul oferit este cel așteptat.” a precizat Dna. Ana Maria Korbuly – șef Serviciu Impozite și Taxe Persoane Fizice, Direcția Fiscală a Municipiului Timișoara.
